Investeren in een ATS

Recruitment in de moderne tijd is veel meer dan alleen een vacature schrijven. Het goed inrichten van jouw recruitmentproces waarbij iedereen weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn blijkt vaak moeilijker dan het is. Of het nu door de waan van de dag komt of een andere reden heeft: Een ATS kan uitkomst bieden. In dit blogartikel bespreken we onder andere de voordelen en functionaliteiten van een ATS maar ook hoe je een keuze maakt voor een specifieke ATS.

Wat is dan een ATS?

De letterlijke vertaling is ‘Applicant Tracking System’. Kort gezegd is een ATS recruitmentsoftware waarmee werkgevers hun wervingsproces beter kunnen inrichten en beheren maar vooral ook kunnen automatiseren wat kosten- en tijdbesparend is. De eerste vorm van een ATS was een simpel programma die recruiters hielp om papieren CV’s in te scannen in een database. Vandaag de dag is een ATS haast niet meer weg te denken in de wereld van recruitment.

Als verantwoordelijke recruiter of hiring manager kun je middels een ATS kandidaten gemakkelijk beoordelen en hebben alle gebruikers van dit systeem inzicht in de status van sollicitatieprocedures. Afhankelijk van het ATS kun je afspraken inplannen, e-mails versturen, vacatures plaatsen, taken aanmaken of zelfs complete careerpages creëren. Of je nu een organisatie bent van 10 medewerkers of 500, een ATS biedt alle organisatiegroottes voordelen waarbij het grootste doel is om:

1. Werkdruk te verminderen;
2. Wervingsproces efficienter in te richten;
3. Beter wervingsresultaten te halen;
4. Kandidaatervaring te verbeteren;

Met de krapte op de arbeidsmarkt en de toenemende moeilijkheidsgraad voor het aantrekken van talent, zijn ook de keuzemogelijkheden enorm toegenomen dus hoe maak je nu een onderbouwde keuze?

Welke functionaliteiten heeft een ATS?

Zoals gezegd zijn er de afgelopen jaar veel softwareprogramma’s op de markt gekomen met elk haar eigen functionaliteiten. Kijk daarom goed waar jouw pijnpunten zitten in het wervingsproces wanneer je op zoek gaat naar een ATS. Er zijn namelijk grote verschillen in zowel prijs als functionaliteiten waardoor het loont om hier voldoende tijd in te steken alvorens je een keuze maakt. Welke functionaliteiten kan een ATS jou bieden?

Beheren van vacatures en kandidaten in één overzichtelijk systeem

Dit is de basisfunctionaliteit van een ATS dus dit zou theoretisch voor elk systeem moeten gelden. Alle betrokken personen in een organisatie kunnen hierin zien welke communicatie er is geweest, welke afspraken er zijn gemaakt, wat de status is van een procedure en wat er nog gedaan moet worden. Handig toch?

Automatisering

Vanaf hier beginnen er verschillen te ontstaan tussen systemen. Sommige systemen bieden de mogelijkheid om afwijzingen, e-mails, taken en afspraken te automatiseren.

Multiposter

Je wilt natuurlijk dat jouw vacature zo goed mogelijk zichtbaar is online. Daarom bieden sommige systemen een ingebouwde multiposter die ervoor zorgt dat de vacature wordt verspreid over meerdere aangesloten jobboards.

Ingebouwde careerpage

Steeds vaker biedt een ATS de mogelijkheid om een careerpage te maken om jouw werkgeversmerk te laden zoals jij dit wil. Een dergelijke pagina is vaak modulair opgebouwd wat betekent dat je geen programmeer skills nodig hebt.

Rapportages en inzichten

“Without data you’re just another person with an opinion”. Data moet leidend zijn in de keuzes die je voor je organisatie maakt. Een ATS biedt vaak uitgebreide rapportages met veelzeggende statistieken. Handig om onderbouwde keuzes te maken.

Talentpools

Het bijhouden van zogeheten talentpools biedt jou de mogelijkheid om AVG-proof in contact te blijven met jouw doelgroep. Recruitment is steeds minder een sprint en steeds meer een marathon dus een duurzame relatie opbouwen met jouw doelgroep is key.

Hoe kies ik een ATS?

Stel eerst vast waar je behoeftes op dit moment liggen en gebruik hiervoor bovenstaande om in te schatten waar jij het meeste aan hebt met jouw organisatie. Sta daarnaast vast bij de volgende vragen:

• Wat is jouw budget?
• Wie gaat dit project op zich nemen?
• Hoeveel medewerkers gaan dit systeem gebruiken?
• Hoe makkelijk moet het te implementeren zijn?

Als je met een willekeurige zoekmachine ‘ATS’ intypt krijg je enorm veel zoekresultaten om uit kiezen. Neem vooral de tijd om diverse websites te bekijken om de functionaliteiten te bekijken, de prijzen en vooral een gevoel te krijgen bij een ATS. Veelal bieden deze softwareaanbieders de mogelijkheid om een systeem voor een proefperiode vrijblijvend te gebruiken dus maak hier ook zeker gebruik van.

FairSterk als implementatiepartner

Veelal krijgen wij bij FairSterk het verzoek om te ondersteunen bij de implementatie van een ATS bij onze klanten. Inmiddels hebben wij een team van ervaren implementatiespecialisten die jou op een efficiënte wijze kunnen helpen met het implementeren van een ATS. Check ook zeker onze casus bij HEBO, waar we het Recruitee (ATS) gekoppeld hebben met AFAS.