Externe recruitmentkosten

Het aannemen van een nieuwe medewerker is zeker niet kosteloos. Als HR professional is het dan ook jouw verantwoordelijkheid om (samen met je financiële collega’s) de recruitmentkosten inzichtelijk te maken voor de directie. In dit artikel besteden we aandacht aan de externe recruitmentkosten en hoe je deze in 5 stappen inzichtelijk kan maken.

Stap 1: De bureaukosten

Voor veel organisaties is dit de hoogste kostenpost voor het aannemen van nieuw en/of tijdelijk personeel. Om deze kosten inzichtelijk te maken zullen we deze opdelen in twee delen.

1.1 Werving- en selectiefee

Deze is het eenvoudigst om in kaart te brengen. Je betaalt het bureau namelijk een vast bedrag, al dan niet in termijnen.

Let bij het bespreken van deze fee goed op wat je afspreekt. Gaat het over een vooraf vastgesteld bedrag of een percentage van het jaarkomen? Deze tweede optie is gebruikelijker dan de eerste. Ook hierbij moet je weer scherp zijn. Betaal je een percentage over het bruto jaarinkomen of tellen overige secundaire arbeidsvoorwaarden, ook wel emolumenten genoemd, ook mee in de fee?

1.2 Detacherings- of uitzendkosten

Deze externe recruitmentkosten zijn ingewikkelder uit te rekenen. Aan de hand van een voorbeeld zullen we dit duidelijk maken.

Stel, medewerker X heeft een salaris van € 2.500,- bruto per maand en wordt via detacheringsbureau Y voor 1.400 uur gedetacheerd. Deze medewerker werkt 36 uur per week tegen een omrekeningsfactor van 2.5. De eigen kosten (directe- en indirecte loonkosten, verplichte premies en bijdragen en eventuele overige kosten) hebben een kostprijsfactor van 1.5*.

• Bruto uurloon = € 16,03
• Werkgeverkosten = € 16,03 x 1,5 = € 24,05
• Uurtarief uitzendbureau = € 16,03 x 2,5 = 40,08
• Betaalde marge per uur = € 40,08 - € 24,05 = € 16,03 per uur
• Totale marge bij volmaken uren = € 16,03 x 1400 uur = € 22.442,-

* De interne kosten zijn veelal een discussiepunt tussen de opdrachtgever en de detacheerder/uitzender. De detacheerder zal eerder een factor van 1.7 à 1.8 hanteren. Meeste werkgevers zullen eerder 1.3 opgeven. Daarom is in dit rekenvoorbeeld voor de middenweg gekozen. (Bij een interne kostprijs van 1.8 zou de totale marge € 15.722,- zijn)

Stap 2: Jobboards

Het kan lonen om een vacature uit te zetten bij jobboards zoals Indeed, Nationale Vacaturebank of sinds kort Google for Jobs. Dit zijn de meer generieke jobboards. Hiernaast zijn er vele branchegerelateerde jobboards zoals gemeentebanen.nl, techniekwerkt.nl of zorgbanen.nl.

In beide gevallen werf je alleen de actief werkzoekenden. Veel recruiters gebruiken dit medium dus steeds minder of als onderdeel van de communicatiemix. Op het moment dat je alleen inzet op jobboards, wordt dit ook wel post-and-pray genoemd.

Afhankelijk van het jobboard dat je kiest, kan het bedrag voor deze externe recruitmentkosten aardig oplopen. Van een gratis plaatsing op bijvoorbeeld Indeed tot wel een paar duizend euro per geplaatste vacature.

Stap 3: Assessment- en selectiekosten

Het kan zijn dat je als organisatie gebruik maakt van externe partijen om het ‘profiel’ van de medewerker inzichtelijk te maken. De meeste bekende methode hierbij is het inzichtelijk krijgen van iemands gedrag aan de hand van het DISC-model. Een andere bekende methode is de OPQ32.

Naast het afrekenen van deze assessments kan het zijn dat hier een externe partij bij betrokken is voor een gesprek of andere activiteit. Let er bij het optellen van deze kostenpost dus goed op of er een all-in prijs betaald wordt of dat het een optelsom van verschillende activiteiten is.

Stap 4: LinkedIn

Het kan zo zijn dat je de kosten voor LinkedIn al verwerkt hebt bij de jobboards. Maar, bij LinkedIn betaal je zelden alleen voor het plaatsen van een vacature; er zijn vaak ook nog andere bijkomende kosten om rekening mee te houden.  Veel organisaties maken voor hun recruitmentactiviteiten namelijk gebruik van ‘Recuiter Lite’ of ‘Recruiter Corporate’. Ook deze kosten moeten natuurlijk meegenomen worden en daarom onderstaand een overzichtje van deze kosten per juli 2020.

• Recruiter Lite = €108,84 per gebruiker per maand
• Recruiter Corporate = € 1.051,49 per gebruiker per maand
• Careerpage = € 8.500,- (Deze is afhankelijk van de grote die je afneemt. Dit is een gemiddelde prijs voor een middelgrote onderneming)
• Jobslots = €1.000,- per slot (1 slot is 1 gesponsorde vacature op je careerpage)

Stap 5: Marketing

Achter de werving van nieuwe collega’s kan ook flink wat marketingbudget schuil gaan. Dit kunnen interne kosten zijn doordat je de eigen marketingcollega’s kan inschakelen. Toch komen hier ook vaak externe kosten bij kijken, te denken aan:

• een bedrijfsvideo
• vlogs
• folders
• beursactiviteiten (kosten van stand en promotiemateriaal)
• posters

Interne vs externe recruitmentkosten

Nu kun je de discussie voeren of hiermee de lijst compleet is. Want wat te denken van je kosten voor een ATS– of refferalsysteem. In ons optiek zien wij dit als onderdeel van je interne proces, dus valt het ook onder deze kostenpost. Uiteraard is het aan jou om te bepalen wat hier wel en niet onder valt.